Verwaltungsassistenz für Finanz- und Sekretariatsangelegenheiten (m/w/d)
Das Regionale Rechenzentrum Erlangen (RRZE) ist der interne IT-Dienstleister der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) - einer Universität mit rund 40.000 Studierenden und ca. 6.500 Beschäftigten. Das RRZE stellt die IT-Infrastruktur und die IT-Basisdienste bereit. Es unterstützt im Rahmen des Regionalkonzeptes weitere Hochschulen und Universitäten in der Umgebung.
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Sekretariat Haushalts- und Kassenwesen:
- Steuerung des Bestellprozesses am RRZE
- Überwachung und Verwaltung von Finanzkonten, einschließlich der Kontrolle von Eingängen und Ausgängen
- Sicherstellung der Einhaltung der Richtlinien der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) und der Zentralen Universitätsverwaltung im Bereich des Bestellwesens, um die Compliance und Transparenz zu gewährleisten
- Durchführen von Buchungen in der Finanz- und Sachmittelverwaltung der FAU
- Unterstützung bei der Personalverwaltung:
- Erstellung und Vorbereitung von Personalanträgen
- Qualitätssicherung und Korrektur von Personalformularen
- Anlegen von Beschäftigten in der Elektronischen Zeiterfassung
- Office Management:
- Empfang und Betreuung von Besuchenden und Anrufenden
- Koordination von Terminen und Reisen (In- und Ausland) für Beschäftigte des RRZE
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die Bedienung von Finanz- und Sachmittelverwaltungssysteme
- Idealerweise Kenntnisse der einschlägigen Beschaffungsrichtlinien, insbesondere Bayerisches Haushaltsrecht (BayHO) und Vergabeverordnung (VOL)
- Erste Kenntnisse in Anlage und Verwaltung von Nutzern in der elektronischen Zeiterfassung (z. B. AIDA) von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau)
- Serviceorientiertes und professionelles Auftreten
- Selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt
Bewerbungsschluss
Stellenbezeichnung
Beschäftigungsbeginn
16.06.2025Beschäftigungsort
Martensstraße 1
91058 Erlangen
Entgelt
Arbeitszeit
Wochenarbeitszeit
Befristung / Anstellungsdauer
Befristung
ja
Anstellungsdauer
12 Monate
Weitere Rahmenbedingungen
Kontakt
Tel.: +49 9131 85-20307
Mobil:
rrze-bewerbungsauskunft@fau.de
Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.
Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.
Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.
